作者： 朱雨冰 国曜琴岛(青岛）律师事务所 

前言

      在办理劳动争议案件的过程中，我经常遇到这种情形：企业以“员工严重违反规章制度”为由解除劳动合同之后，劳动者主张“公司制定的规章制度存在程序不合法的问题，因此规章制度无法律效力，公司援引规章制度的条款解除合同属于违法解除”提起劳动仲裁，最终企业败诉，劳动仲裁委员会裁决企业违法解除劳动合同、应当向劳动者支付赔偿金。

      作为律师和法律顾问，在为企业提供法律服务时，我们不仅要对规章制度的内容进行合法性、合理性的审查，更要提示企业重视程序性措施。无论是制定、修改还是公示通知过程，都必须按照法律规定进行。否则一旦发生劳动争议，规章制度很可能会被认定为无效或未生效，届时企业将面临承担违法解除劳动合同法律责任的风险。

      企业规章制度的范围非常广泛，涉及企业经营管理的各个方面。本文讨论的是直接涉及劳动者切身利益的规章制度（例如：考勤制度、绩效考核制度、提成制度等），文中提到的规章制度均指此类。对于不直接涉及劳动者切身利益的规章制度（例如：财务制度、车辆使用制度、报销制度、安全生产制度等），企业无需完成程序性措施，可以自主制定、发布和施行，因此不在本文讨论之列。

01

法律依据

《中华人民共和国劳动法》第四条。

      用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

《中华人民共和国劳动合同法》第四条。

      用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

《山东省高级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的意见》第34条。

      劳动者对用人单位依据本单位制定的规章制度作出的处理决定不服而引起的劳动争议案件，在实体审理时应注意审查用人单位制定规章制度的主体、内容和程序是否合法，对用人单位制定的与法律、法规相抵触的规章制度作出的处理决定，不应予以支持。

02

内容审查

1

企业规章制度的内容必须合法，同法律相抵触的部分无效，不能作为确定企业与员工之间权利义务的依据。同时，企业还可能需要承担劳动行政部门给予的警告、责令改正的行政处罚。如果由此对劳动者造成损害，应当承担民事赔偿责任。

此处的“法”应作最广义理解，具体来说，规章制度需要符合：宪法、法律，行政法规、劳动方面的行政规章、地方性法规、国家技术标准以及政策等规范性文件。

2

规章制度的内容应当具有合理性。

企业规章制度的内容必须符合法律，这仅仅是对规章制度的最低要求。除此之外，企业也不能任意规定规章制度的内容，超出合理范围的规章制度可能被认定为无效。

关于合理性的认定标准，劳动争议裁判机关有自主裁量权，根据案件具体情况进行认定。在司法实践中，裁判机关通常依据公平原则、诚实信用原则、公序良俗原则，尊重公众的普遍认知以及是否符合正常人的一般道德观念的评判标准，同时还会考虑企业类型、规模、岗位特点、行为性质以及违反规章制度的次数、违反规章制度给企业造成的损失等因素对规章制度进行合理性审查。那些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度一般得不到司法裁判认可。

例如，有些规章制度规定员工在职期间不得谈恋爱、一顿饭只能几分钟吃完、一天只能上几次厕所，如果随地吐痰、迟到一分钟、吸烟一次就立刻开除等等。这些内容就不具有合理性，企业以此为由解除劳动合同的，不属于合法解除，裁判机关不会予以支持。

03

民主程序

      规章制度的内容应当与劳动者平等协商确定，这一协商、制定的过程可称之为“民主程序”。企业需要完成民主程序，并将规章制度内容公示或者告知劳动者，然后这些规章制度才能生效并对劳动者产生约束力。

      律师建议的流程为：制定规章制度草案----公示规章制度草案----通过发放和回收《征求意见表》/部门会议/群发电子邮件等方式听取职工对草案的意见---根据职工反馈的意见修改草案----选举职工代表（由职工民主投票，一线职工和科技人员的比例应当不低于70%，女职工比例不低于本企业女职工占全体职工人数的比例），组成职工代表大会----通知或公示全体职工大会（不足100人的企业）或者职工代表大会（100人以上的企业）召开时间----召开全体职工大会或者职工代表大会，会议讨论草案内容，听取职工/职工代表意见和建议，平等协商（不需要达成完全一致，只需要进行协商）----根据会议商讨结果，如需修改、完善草案，则本次会议结束，下次会议继续讨论。如不需要修改或者能够当场修改完成的，就进入投票表决环节----开始表决，经全体职工或职工代表半数以上通过----以企业名义将规章制度内容进行公示或告知全体职工。

       另外，如果企业已经建立了工会，还需与工会协商规章制度的内容。没有建立工会的企业，则与职工代表协商。

       在完成民主程序的同时，我们也绝对不能忽略保留证据的工作，否则一旦发生劳动争议，企业却因为无法举证而导致败诉，那就太可惜了。企业需要保留的书面证据包括但不限于：征求意见表、电子邮件、职工代表选举表、会议通知、会议签到表、参加者签字的会议记录、选票、会议决议、开会照片录像、公示照片录像、规章制度签收单等等。

       这些证据可以证明，在制定规章制度的过程中，企业保障了员工参与、提出意见和建议的权利，并且员工的建议和意见也充分反映在规章制度的内容里面。上述证据需要保留原件，期限为永久。一旦发生劳动争议，通过民主程序制定的规章制度就可以作为确定双方权利义务的依据。而且，一个生效并且完善的规章制度体系也具有预防和降低劳动争议发生的功能。

04

公示或告知

     规章制度表决通过之后，企业需要将其内容向员工进行公示或告知。关于公示和告知的形式，法律上目前没有明文规定。实践中的方法很多，企业可以采取网站发布、快递寄送、发送电子邮件、微信QQ电子文档送达、公告栏张贴、发放员工手册、学习培训、考试、直接签收等多种方式进行公示或告知。

      无论采取何种方式，企业都需要及时保留书面证据。例如：网页公证书、告知过程的拍照和录像、公告栏张贴照片、员工手册签收单、员工签字的规章制度学习确认书、已阅读确认表、培训通知、培训签到表、考卷试卷、培训过程的拍照和录像等等。

      根据律师的办案经验，企业主张规章制度已经向员工进行公示或告知的，劳动争议裁判机关通常会对企业提交的相关证据进行比较严格的审查。因此，我们不建议企业采取口头宣布、网站公布、电子邮件告知、微信QQ告知、公告栏或宣传栏张贴等公示或告知方法，以免员工将来主张没有收到规章制度、不知晓内容，企业需要举证时又无法提供有效证据，最终导致裁判机关对规章制度公示或告知的有效性不予认定。最好是采取学习培训和考试的方式，虽然要付出一定的培训时间成本，但是容易举证，也能使员工加深对规章制度内容的理解。除了学习培训，还可以用发放员工手册的方式来进行告知，即：将企业的规章制度汇编成册，让员工签收，并书面确认其已知悉该规章制度的全部内容且同意遵守。企业也可同时采取多种方式完成规章制度的公示告知程序，以确保规章制度程序合法。

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结语

      国有国法，家有家规，一套规范有序、权利义务明确的规章制度是企业进行劳动管理的主要依据之一。律师作为企业法律顾问，应当结合司法实践经验，积极主动地协助企业去量身打造适合本企业的规章制度并使其合法有效，由此为企业构建良好的管理秩序，最大限度地减少劳动纠纷，最终形成科学有效的人力资源管理模式。